Automatizaciones

FinOCR

By mayo 15, 2020noviembre 11th, 2020No Comments

Automatizar la importación de facturas en Factura Directa

Cualquier empresa de tamaño reducido se encuentran procedimientos tediosos que no aportan mucho valor. Un claro ejemplo son la importación de facturas. Las empresas deben contabilizar facturas tanto gastos como ingresos. Las facturas se registran en los programas de contabilidad de forma manual por parte del contable de la empresa.

En ocasiones, cuando las empresas incrementan su tamaño de facturación los datos contables aumentan considerablemente. Se deben encontrar automatizaciones prácticas con el objetivo de reducir el tiempo que destina un contable a ese tipo de tareas recurrentes. Se debe escalar el proceso contable haciéndolo con el mínimo coste.

¿Como se podría hacer antes de empezar a programar?

Zapier es una plataforma web que permite automatizar procesos sin necesidad de recurrir a la programación. Funciona de forma parecida a intentar resolver un puzle usando las piezas disponibles que te facilita el aplicativo. A veces puede ser útil y se pueden hallar respuestas a muchos problemas, asumiendo un coste por procesamiento de la automatización creada.

Zapier no permitía automatizar gastos, solamente contabilizar algunas ventas

La plataforma Zapier incorpora el puzle diseñado para automatizar procesos con Factura Directa, pero no permite crear automatizaciones para poder importar gastos. Los precios de la plataforma se definen en función del uso de su servicio. Cada vez que se use la automatización diseñada se cobra un pequeño importe. También debes subscribirte a un plan de pago diseñado según el nombre de veces que usas y creas automatizaciones.

Crear, adaptar e importar un archivo Excel en Factura Directa

En la sección ayuda de Factura Directa se encuentra la solución. Se podía importar un archivo Excel con los campos propios de una factura de gasto, como el importe neto o bien la dirección de facturación, entre otros. Otro aspecto relevante fue la posibilidad de añadir importando un solo archivo Excel más de una factura en el programa de contabilidad.

La automatización debería entonces centrarse en elaborar el archivo Excel diseñado para importar las facturas correctamente. A continuación, se muestra el proceso para generar los archivos Excel a partir de imágenes de más de una factura:

1. Digitalizar las facturas a importar

Las facturas para importar deberán estar en formato imagen (.png) o bien en formato PDF para que la automatización pueda reconocer las facturas.

2. Identificar los campos de la factura

El programa usa tecnología OCR (Optical character recognition) para transformar las imágenes y el PDF a texto. Permite identificar dónde se encuentran los datos relevantes de las facturas y los clasifica según su categoría, por ejemplo, el importe neto o bien la fecha de la factura.

3. Crear un archivo Excel con las facturas

Factura Directa facilita una plantilla a sus clientes para poder importar facturas manualmente, especificando aquellos valores relevantes necesarios para poder registrar la factura en el programa de contabilidad. La automatización genera un archivo Excel a partir de la plantilla facilitada y ajusta los valores guardados anteriormente en las casillas correspondientes de Excel.

4. El resultado

Poder generar el archivo en formato Excel con todas las facturas digitalizadas y registradas correctamente en el formato especificado por la plataforma de contabilidad. El valor añadido que aporta esta automatización es poder contabilizar un gran número de facturas en el menor tiempo posible.

Fácil de usar y escalable, con la puerta abierta a mejorar el programa según el uso.

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